Esta iniciativa se enmarca dentro del proyecto Plataforma Omnicanal de Servicios Digitales y tiene como objetivo optimizar la gestión documental y mejorar el acceso a la información, en este caso, el del Archivo Contemporáneo de Barcelona.
El nuevo sistema de gestión incluye una aplicación interna para las personas trabajadoras del Archivo y un espacio digital autenticado para la ciudadanía y los profesionales del sector, facilitando así la consulta y la tramitación de documentación.
Mejora en la gestión documental
La aplicación de gestión interna permite una gestión más eficiente de las solicitudes de documentación por parte de la ciudadanía, profesionales y personal interno.
Entre sus funcionalidades principales destacan:
- Recepción y tramitación de peticiones de información.
- Envío de documentación digitalizada mediante la plataforma o a través de enlaces en el Catálogo del Archivo Municipal.
- Gestor de citas presenciales para la consulta de documentación no digitalizada.
- Control de colas y estados para la gestión de peticiones internas y externas.
- Creación de nuevos casos directamente desde hilos de correo electrónico y desde la intranet municipal.
- Gestor de agenda para los trabajadores de sala con reserva y bloqueo de franjas horarias.
- Control de costes de reproducciones y generación automática de boletos de consulta en sala.
- Cuadro de indicadores para monitorizar solicitudes, citas de agenda y otros KPIs.
Un espacio digital para la ciudadanía
Además de la herramienta interna, el proyecto incorpora un espacio digital autenticado mediante AOC, desde el cual la ciudadanía y los profesionales pueden:
- Solicitar documentación.
- Reservar citas presenciales para la consulta de documentos no digitalizados.
- Modificar citas y consultar el histórico de solicitudes.
- Descargar documentación digitalizada.
Con esta iniciativa, el Ayuntamiento con el apoyo del Instituto Municipal de Informática reafirman su compromiso con la innovación tecnológica y la modernización de los servicios públicos, consolidando Barcelona como una ciudad referente en transformación digital y eficiencia administrativa.